智慧辦公有助于企業(yè)優(yōu)化管理結構

國家發(fā)改委、工信部等13個部門聯(lián)合發(fā)布的《關于支持新業(yè)態(tài)新模式健康發(fā)展 激活消費市場帶動擴大就業(yè)的意見》中明確提出，“鼓勵發(fā)展便捷化線上辦公”，并且要“支持遠程辦公應用推廣和安全可靠的線上辦公工具研發(fā)，滿足日常性多方協(xié)同工作、異地協(xié)同辦公需求，有效支撐工作效率提升、業(yè)務協(xié)同模式創(chuàng)新和業(yè)務組織方式變革”。對于相關部門而言，則要“推動完善電子合同、電子發(fā)票、電子印章、電子簽名、電子認證等數(shù)字應用的基礎設施”，為在線辦公提供有效支撐。

疫情期間，許多企業(yè)都采取了一定程度上的線上辦公手段，特別是在與境外廠商的溝通協(xié)作中，一些線上辦公軟件也及時推出，并得到了市場的一定認可，有關行業(yè)和市場管理部門也調(diào)整了許多審批流程，“線上批”成為新趨勢。

事實上，這些智慧辦公的手段，不僅提升了企業(yè)的運營效率，也令企業(yè)原有的管理體系產(chǎn)生了變化，更趨于數(shù)字化和扁平化。

互聯(lián)網(wǎng)大潮已有20余年，20余年中不同行業(yè)、不同企業(yè)潮起潮落。而今，不少高新技術企業(yè)資深員工在網(wǎng)上抱怨，企業(yè)做大了，管理層級太多了，新的市場動態(tài)沒法及時上報，新的想法和創(chuàng)意難以及時實現(xiàn)，以至于錯過了市場良機，管理層的戰(zhàn)略意圖也難以有效執(zhí)行。管理部門不斷增多、資源重復的業(yè)務分支、層層疊疊的流程權限，不少從事新業(yè)態(tài)、新模式的企業(yè)還沒有變成真正意義上的大企業(yè)，卻先有了“大企業(yè)病”，在原有的優(yōu)勢領域內(nèi)被后來者追上甚至超過。

智慧辦公的手段，是有助于企業(yè)優(yōu)化管理結構，根治“大企業(yè)病”的。線上的交流和討論有助于信息的快速上行下達，不見面的流程和審核有助于減少管理部門成本，數(shù)字化的資源配置，也有助于不同業(yè)務分支“減少扯皮和推諉”，并讓業(yè)績回報清晰可見，使企業(yè)管理層及時發(fā)現(xiàn)外部風險和潛在機遇。

其實，許多在相關領域保持優(yōu)勢競爭力多年的“百年企業(yè)”，其管理結構有著共同特點：少而精的中高層管理團隊，一專多能的行政管理人員，以及盡可能扁平化的管理結構。當然，在沒有智慧工具的年代，形成這樣的管理結構，是需要企業(yè)內(nèi)部多年磨合和摸索的。智慧辦公的引入，也能令新企業(yè)及時找到適合自己的數(shù)字化、扁平化管理模式，形成既具有市場競爭力，又有未來發(fā)展空間的管理結構。

只不過，對于企業(yè)管理者而言，在運用智慧辦公之后，看到什么樣的管理模式和結構是一回事，能不能實現(xiàn)，就是另一回事了。但有一點是不可否認的，如果企業(yè)現(xiàn)有的管理模式和結構適應不了智慧辦公，適應不了未來市場競爭，自己不向自己“揮刀”，遲早有后來者“揮刀前來”。